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浅析应急管理系统档案管理信息化的建设

2020-04-17
来源:中国安全生产 作者:应急管理部机关服务中心 张玲


 目前,我国的经济迅速发展,人们的生活不断提高,信息技术被广泛运用于各行各业,在这个互联网时代,信息技术对于国民经济和社会生活各个领域的影响已经越来越大,电子档案替代了以前的纸质资料,突破了纸质资料无法实现的数据集成、诊断策略解析等多项关键技术,基本实现了数据的互操作、智能化。笔者以应急管理系统内事业单位档案管理为基础,探讨新形势下应急管理系统事业单位档案管理的信息化工作存在的问题及强化档案管理信息化建设的建议。

 

档案管理信息化工作中存在的问题

 

档案管理方式滞后时代发展。随着社会的发展,档案数量和内容的增加,传统的档案管理方式严重落伍。当前应急管理系统事业单位在进行人事档案管理时仍习惯于传统的手工操作。以人事档案为例,有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”,但因为受系统功能的限制,只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时仍然只习惯于手工操作,所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施,档案管理严重滞后于时代的发展。

管理档案人员综合素质有待提高。目前,许多单位并未设置专职人员进行档案管理工作,难以满足档案信息化的发展需求。许多档案管理工作人员以兼职为主,无法将精力全部投入到档案管理工作中;也有的单位档案管理工作人员年纪偏大,档案管理信息化的知识掌握不够充分,在实际工作中,自身的档案管理信息化工作技巧欠缺。

对档案管理信息化工作不重视。当前形势下,应急管理系统内许多事业单位对于档案管理认识和重视程度不够,投入精力和资金不足,档案管理信息化工作较弱。若要档案管理信息化发挥它应有的作用,其中最重要的是领导层的重视,但现实情况中并不乐观。部分事业单位的领导及管理者对档案管理信息化建设工作不够重视,未制定相应的制度规范,设备不够完善,投入资金相对不足,未执行定期的指导检查,使得档案管理信息化建设工作出现滞后现象,不能适应当前信息化管理工作发展的需要。

 应急服务能力不足。信息化发展程度严重不足,没有对历史资料和信息进行及时有效地更新,应急服务能力在一定程度上受到影响。如,对我国历年来的各种重特大事故、自然灾害等数据、图表、气象分析、绘图等收集不全,分类整理不规范,不利于对应急工作中的数据支撑,大数据分析,调阅分析等工作的开展。各单位仍需要进一步完善,确保档案工作对今后的应急管理工作提供“数据库”支撑,提升应急管理工作效率。

 

档案管理信息化建设路径

 

从事档案管理的工作人员需要具备专业知识,不断提高自身的专业水平,学习现代化的技术手段,适应现今互联网时代对于信息化的要求。

 提高事业单位对档案管理信息化建设工作的重视程度。互联网信息技术经过多年的实践,已经逐渐被人们认可,相对于纸质技术资料来说,体积小、容量大、便于查询、费用低、互操作性能强。各行各业的发展取决于它对科学技术的应用,通过数字化的储存方式,让人们通过互联网下载客户端进行交互式查阅,事业单位可以利用公众号在互联网实现社会监督,全国联网、资料共享。事业单位档案管理滞后严重阻碍了事业单位档案管理技术的发展。采用现代的信息化技术管理,不仅可以大量减少事业单位的人员开资,还能确保档案信息的准确性,因此加强提升事业单位档案管理是响应党的精兵简政精神,是符合社会形势发展的重要措施。所以笔者建议,事业单位领导对档案管理给予高度重视,投入足够的精力和资金,运用专业设备和信息技术,建立档案信息管理平台,让档案管理信息化跟上全球网络信息化发展的步伐。

引进先进信息设备。事业单位的档案管理工作,最基本的工作就是数据信息管理,利用现代科技手段通过扫描,键盘输入等方式把数据文档存入到计算机的硬盘上,以电子文件的方式建立档案。管理人员必须严肃认真对每条信息、每个数据了解查看,从实际情况出发,逐一做好录制,做到不错录,不漏录。做好目录登记,确保档案的正确性、完整性和安全性。熟练掌握操作知识,提高工作效率。同时,事业单位的档案信息十分重要,一些文书档案还具有机密性和专业性,这些信息需要储存时间长、不可损坏、不容易保管,所以,只有先进的信息设备才能满足事业单位档案信息的处理。因此,为事业单位配置最先进的信息设备,才能让应急管理系统内的事业单位做好做强档案管理工作,才能更好地服务应急管理和安全生产工作。

充分利用先进的信息技术。近年来,在以习近平同志为核心的党中央领导下,我国互联网发展和治理不断开创新局面,全国信息化浪潮,云奔潮涌、气象万千。事业单位的档案管理也逐步进入到新时代,在互联网发展迅速的形势下,事业单位的档案可以添加视频、图画、录音、录像、形象投影等内容,详细记载档案内容,为以后的收集、统计和查阅提供最详细资料,因此事业单位对档案的管理必须充分利用现在的信息化设备和手段,尽可能配置先进的计算机系统,引导高性能的档案管理信息系统,充分利用先进的信息手段与科学技术把各种物质化信息资源进行数字化的保存工作,客观记录好档案信息,对档案进行信息储存,建立起档案全文数据库和目录数据库,同时结合传统的档案管理方法,两者相互促进,使事业单位的档案管理工作变得更便捷更准确。

提升档案管理人员素质。应急管理系统事业单位的档案管理是一项重要的工作,它要求管理人员必须具备优良的道德品质,有过硬的政治素养,严守国家秘密,有文化、有水平、能熟练操作计算机,确保档案信息的准确性。目前,事业单位的档案管理基本实现了计算机管理,并且计算机管理系统的发展已经比较成熟,而且发展速度较快,既可汇总信息,还可以进行检索、借阅、归还,实现全国联网,并且利用计算机WordPDF软件,对档案做出整理和保存,实现了各角度的分类组合,方便了以后的登记查询。事业单位的档案管理工作必须选择专业的工作人员才能确保工作的良好进行,同时在工作后必须要注重提高自己的专业水平,增强自己的知识储备量,提高业务水平。单位的领导必须要加强整个团队的团体精神,增强责任心,在提高专业素质的同时加强对于思想的教育,增强工作人员对于自身工作的认同感,认真负责地完成工作。

完善相应的规章制度。档案管理信息化工作需要突出重点、统一规划,制定档案管理信息化的近期目标和远期目标,充分发挥信息化建设的综合效益。没有严格的规章制度提供规范,就会导致档案管理信息化工作疏于管理、缺乏规划、缺少标准,难以确保保存信息的准确性、完整性,这方面制度主要包括管理性制度、业务标准性制度和技术标准性制度,用以明确岗位职责,规范信息收集、鉴定、保密、统计等各个环节的工作。

完善事故、灾害性专业类档案数据与整理。应急管理部成立以来,有力有序有效应对了一系列重大灾害事故,扎实推进安全生产形势持续稳定好转。对于我国历年来在各种重特大事故,自然灾害以及国际援救等专业类档案的整理在当前的新形势下则尤为重要。这类档案涉及面广种类繁杂,在文件中涉及办文流程,因此在整理之前,档案人必须熟悉并了解该类档案的形成过程,以做到在整理分类和排序时保持业务流程的记录凭证的功能性。同时,业务类档案附着图纸、表格较多,在整理中不免用到折叠、熨烫、拆拼等多种方法并举,以确保大图至超大图幅可以平整装进档案盒内,以备在应急工作中能快速、完整地调阅文件。

信息化是当今世界和社会发展的大趋势,档案信息化建设是一项长期而又具体的工作,应急管理系统事业单位应进一步强化工作职能,积极应对新时代新技术的挑战,强化档案管理信息化工作,更好服务我国应急管理和安全生产工作大局。

【责任编辑:cheng】